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Gestão imobiliária eficiente: a importância dos relatórios

Os relatórios são ferramentas essenciais para uma gestão imobiliária eficiente, visto que fornecem dados importantes para orientar decisões inteligentes.

Eles contêm números que mostram se os resultados estão sendo atingidos e os pontos de atenção na empresa. Assim que o gestor encontra estes pontos, pode identificar problemas e implementar melhorias.

No entanto, precisamos concordar que os relatórios dão muito trabalho para fazer, e nem sempre o gestor conseguirá interpretar os números para identificar os problemas.

A gestão imobiliária eficiente depende de uma boa análise de relatórios e de ações para corrigir eventuais contratempos.

De fato, a maior parte das empresas que sobrevivem às crises, são aquelas que se anteciparam a situações difíceis. 

Se uma pequena imobiliária trabalhar de forma amadora, provavelmente vai identificar um problema quando for tarde demais. E mesmo que queira remediar a situação, dificilmente saberá o que deve corrigir para não passar por isso novamente.

A instabilidade econômica e a concorrência acirrada no ramo imobiliário, não permite mais erros. A sobrevivência da empresa depende de uma gestão imobiliária eficiente.

Neste artigo vamos falar dos principais relatórios que você precisa para fazer seu plano de negócios imobiliários funcionar de forma eficiente. 

Mas antes disso, vamos analisar quais os benefícios em usar relatórios na administração imobiliária.

Benefícios de usar relatórios na gestão imobiliária eficiente

Os benefícios são diversos, mas vamos pontuar os principais:

1) Monitoramento preventivo

Protege a empresa de eventuais problemas;

2) Melhorias nos processos

Ajuda a identificar em que parte do processo houve falhas e perdas; 

3) Transparência entre os departamentos

Relatórios podem ajudar a mostrar diretamente como o trabalho de cada departamento interfere em outro;

4) Criação de metas

Ajuda a criar metas de vendas que sejam plausíveis de alcançar;

5) Maximização dos resultados

Ações de melhoria na gestão imobiliária eficiente garante que a empresa consiga maximizar os resultados com os recursos já disponíveis.

Principais relatórios para uma gestão imobiliária eficiente

O Sebrae costuma indicar que as empresas façam relatórios financeiros, de controle e de crescimento. São os relatórios mais comuns a qualquer tipo de empresa.

Entretanto, nosso foco será apontar relatórios que são específicos para um bom plano de negócios imobiliários. Eles precisam ajudar a responder perguntas, tais como:

  • Como anda a produtividade da minha equipe? 
  • De onde vem meus clientes mais lucrativos?
  • Porque minha imobiliária não fecha mais negócios?

As respostas a estas perguntas vão ajudar a encontrar pequenos pontos de atenção que podem ser melhorados para ajudar a empresa a crescer.

Alguns relatórios importantes para a gestão imobiliária eficiente são:

RELATÓRIO DE ATENDIMENTO

Um relatório que mostra a quantidade de fichas de atendimento aos clientes que são abertas, é essencial para entender se sua empresa está recebendo novos contatos. 

Este relatório deve indicar o histórico de quantas fichas de atendimento aos clientes (FACs) foram abertas nos últimos meses e quantos atendimentos efetivamente viraram uma venda.

O histórico vai mostrar se o número de novos clientes em sua empresa está aumentando ou diminuindo.

Pontos de atenção que este relatório pode mostrar:

  • Uma queda no número de FACs podem resultar em uma queda no faturamento nos meses à frente;
  • Muitas FACs e pouco faturamento podem indicar problemas na oferta ou nos processos da empresa; 

RELATÓRIO DE CANAIS DE ORIGEM

Saber de onde vem os clientes mais lucrativos é importante para garantir que os investimentos em marketing tragam o retorno desejado.

Sua imobiliária pode receber novos contatos via chat, telefone, website, blog, facebook, instagram, portais de imóveis, etc. Saber quais os canais que geram mais contatos para sua imobiliária pode ajudar a direcionar os esforços de sua equipe de marketing.

Pontos de atenção que este relatório pode mostrar:

  • Será que a verba que a empresa está gastando para anúncios está trazendo novos contatos? 
  • Que canais eu devo aumentar ou diminuir o investimento em anúncios para conseguir clientes novos? 

RELATÓRIO DE VISITAS

Este relatório é essencial para o ramo imobiliário. Não apenas como uma prestação de contas sobre o andamento das visitas a um imóvel, mas também para garantir que o cliente seja conduzido ao fechamento da venda.

Neste relatório é possível entender se sua imobiliária está dando conta de atender os clientes, quais são os corretores que fazem mais visitas e se estão fazendo um bom atendimento.

O gestor poderá tomar decisões importantes sobre o quadro de funcionários baseado neste relatório.

Pontos de atenção que este relatório pode mostrar:

  • Quantas visitas terminam efetivamente em negócios? Como maximizar esse número?
  • Quantas visitas meus funcionários conseguem fazer em um mês? Estou dando conta de atender os clientes?
  • Como os clientes avaliam as visitas conduzidas pelos corretores? Estão prestando bom atendimento?

RELATÓRIO DE PERDA DE NEGÓCIOS

Não é realista acreditar que todos os contatos de sua empresa vão fechar o negócio. Entretanto, o gestor imobiliário pode tomar ações que reduzam o número de negócios perdidos. Como?

Toda a ficha de atendimento ao cliente (FAC) que entrar na empresa precisa de acompanhamento e de uma conclusão. O corretor responsável pela FAC deve anotar se o atendimento resultou em uma venda. Caso o negócio tenha sido perdido, o corretor deverá procurar saber com o cliente porque o negócio não foi concluído e anotar o motivo na FAC.

O relatório de perda de negócios vai compilar quais as principais razões para perdas de negócios, assim o gestor poderá criar ações para minimizar o problema e aumentar os resultados.

Pontos de atenção que este relatório pode mostrar:

As principais razões de perdas de negócios em imobiliárias:

  • Falta de disponibilidade de imóveis que sejam do interesse do público alvo;
  • Falta de transparência nos anúncios ou no esclarecimento de dúvidas;
  • Falta de procedimentos que auxiliem os clientes durante a negociação de um imóvel.

Se encontrar problemas nos números dos relatórios acima, você poderá corrigi-los seguindo as sugestões do artigo: Gestão imobiliária: evite gargalos e alcance o topo

Como garantir que seus relatórios sejam eficientes 

Um relatório serve para mostrar dados, mas colocar informações demais pode deixá-lo confuso e fazer com que seu propósito se perca. Além disso, seria contraproducente gastar muito tempo criando e analisando planilhas e não saber exatamente o que procura nestes dados.

Por isso, vamos colocar algumas sugestões para garantir que seus relatórios trabalhem em prol de uma gestão imobiliária eficiente.

1) Dados exatos

Conscientize o pessoal da empresa para alimentar o sistema com dados corretos, os relatórios precisam de uma fonte segura para mostrar a realidade da empresa.

2) Histórico

Quando examinar seus relatórios, certifique-se em olhar os dados anteriores. Isso vai ajudá-lo a encontrar padrões para análise.

3) Procedimentos

Crie um ‘procedimento’ de análise de cada relatório para não perder tempo. Você pode criar notas pessoais sobre que números são importantes olhar e qual valor seria adequado para eles. Isso ajuda a identificar com mais rapidez o que os relatórios querem dizer. 

4) Colaboração

Garanta a participação das pessoas em seus relatórios. Sempre compartilhe seus dados e pergunte para equipe como os números podem ser melhorados, isso vai garantir que eles também trabalhem em prol dos resultados da imobiliária.

5) Ação

O relatório irá apontar as áreas que precisam de melhorias, mas resolver o problema é parte da gestão imobiliária eficiente. Não ignore os números, pesquise que ações podem ser tomadas para amenizar a situação.

Tecnologia voltada para gestão imobiliária eficiente

Já parou para pensar em como você pode melhorar seu faturamento encontrando, resolvendo e prevenindo problemas?

Certamente, trabalhar com bons relatórios de gestão vai afetar diretamente a lucratividade da empresa. Então, vale a pena investir em um sistema que te forneça relatórios confiáveis de forma prática e exata.

Implantar um CRM Imobiliário em sua empresa garante o controle do dia a dia de sua imobiliária e pode fornecer relatórios atualizados online e em tempo real.

Não há necessidade de ocupar o tempo de seus colaboradores criando inúmeras planilhas e relatórios de fechamento, o sistema já oferece tudo pronto.

O Sigavi360 é um CRM Imobiliário que oferece a melhor estrutura de relatórios do mercado. Com ele você poderá contar com os seguintes relatórios:

  • Desempenho 

Mostra o desempenho da equipe através dos números de vendas gerais, quantidade de FACs, se houve FACs não atendidas, visitas, propostas e escrituras geradas.

  • Visitas

Quantas visitas foram feitas, como foram avaliadas, se resultaram em proposta, etc.

  • FACs

Mostra os contatos cadastrados na imobiliária e possibilita entender em que grau de atendimento se encontram. Além disso, é possível acompanhar o último follow-up e entender onde e porque a negociação não foi concluída.

  • Online e Chat

É possível verificar as FACs de cada canal e analisar quais canais têm melhor desempenho.

Além desses relatórios gerenciais, é possível analisar os dados através de gráficos mostrados no painel do sistema, cruzar estes dados de forma personalizada e ter acesso aos números em tempo real.

Então, após ler este artigo, ficou animado para começar a analisar os relatórios e maximizar os resultados da sua imobiliária?

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