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Segurança dos Dados – Oriente sua equipe a cuidar com a LGPD

A LGPD é o assunto do momento, e com ela a segurança dos dados. Nossa vida nunca esteve tão exposta como agora, isso porque fazemos uso diário de aplicativos que, na maioria das vezes, armazenam nossas informações pessoais.

Bem, essa exposição de dados ajudam ações de marketing focadas em nossos interesses e necessidades. Mas, por outro lado, há um excesso de anúncios que nos motivam a praticar ações como comprar, fazer downloads, contratar serviços, etc. Não é para menos, quem procura por novos clientes se esforça para mantê-los sempre por perto.

No entanto, é preciso critério no uso de dados dos clientes. Todos na empresa precisam entender a importância de tomar o máximo de cuidado com dados pessoais de alguém.

A lei conhecida como LGPD, protege a liberdade e privacidade dos consumidores e cidadãos. Criada em agosto de 2018, disposta na lei 13.709  e já em vigor, ela impõe que empresas e órgãos públicos fiquem atentos à forma de coletar, armazenar e usar dados pessoais. 

Essa lei tem por objetivo garantir mais segurança dos dados e privacidade na hora de usar informações pessoais de seus consumidores, inclusive, também tem o direito de saber que tipo de dados as empresas estão armazenando. 

O blog do Sigavi 360 já trouxe vários artigos sobre este tema. Neles você vai ver respectivamente qual a importância de fazer coletas de dados de forma segura e sem prejudicar a reputação de sua empresa e quais as ferramentas e métodos adequados para fazer essa coleta. 

Quando se trata de leis e normas de segurança dos dados para uma empresa é primordial aprender os detalhes sobre este assunto, e dentro do mercado imobiliário isso não seria diferente.

Nossos artigos sobre o tema:

> LGPD e o mercado imobiliário: tudo o que você precisa saber!

> LGPD: Sua imobiliária está garantindo a segurança dos dados?

Neste artigo, vamos colocar um enfoque diferente dos artigos anteriores. Agora falaremos sobre a importância de manter sua equipe trabalhando em conformidade com a LGPD e como você pode orientar os corretores a se preocuparem com a segurança dos dados de seus clientes.

Como orientar sua equipe na segurança dos dados dos clientes?

Essa orientação pode ser feita através de treinamento adequado, principalmente sobre legislação, garantindo que todos fiquem por dentro das diretrizes e os fundamentos da proteção de dados.

Esse treinamento deve ser lecionado por alguém que conheça bem a norma, as diretrizes da empresa e a rotina da equipe

Talvez você tenha percebido a necessidade de mudar processos na empresa, mas faça adaptações na rotina gradualmente. É importante que todos se sintam confortáveis com as mudanças. Os colaboradores devem se sentir preparados para colocar em prática todo o ensinamento adquirido. Esse processo de aprendizado, vai desde o acesso a emails até o armazenamento de dados.

Também faz parte do aprendizado o uso de ferramentas necessárias que contribuam com o desempenho dos colaboradores. Mesmo no mercado imobiliário, é possível implementar tecnologias e soluções mais avançadas que vão garantir a segurança dos dados. 

Seguir as normas da LGPD no mercado imobiliário vai demandar muita organização e investimento. Mas é preciso resguardar sua imobiliária das sanções decorrentes do vazamento de dados.

Por que criar diretrizes claras para a equipe?

Entender o conceito da LGPD não é difícil, mas pode ser muito complexo para alguns funcionários entender como isso afeta o trabalho deles na prática. Então, faz-se muito necessário as empresas orientarem os seus colaboradores sobre como eles podem colocar as normas em prática. Sabe porquê?

A Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), tem a função de regulamentar e uniformizar o entendimento da LGPD. Ela lançou um guia cujo objetivo é esclarecer qual é o grau de responsabilidade dos Agentes de Tratamentos Pessoais e Encarregado e dos servidores e funcionários, de acordo com a LGPD.

Esses agentes, atuando em uma empresa, são as pessoas que têm o poder de decisão sobre o tratamento de dados. 

Para dizer de modo simples, se uma empresa não conseguir provar que tem medidas e diretrizes claras de proteção de dados, ela pode ser responsabilizada pelo vazamento de dados causado por um funcionário.

Se um corretor trabalha por conta própria, ele será responsável por lidar com os dados pessoais de seus clientes, ele é o agente de tratamento. Entretanto, em uma empresa a responsabilidade inicial sempre vai recair à pessoa jurídica – a empresa.

Apesar desse assunto ainda gerar muitos debates na sociedade civil, uma coisa é certa: a responsabilidade de proteção de dados pessoais é um assunto que exige muito cuidado e todos precisam entender que não estão isentos da responsabilidade de seguirem essas diretrizes de segurança dos dados. 

É fundamental criar uma cultura de proteção de dados com o objetivo primário, zelar pelas informações pessoais de seus clientes. 

Esses parâmetros podem ser definidos através de ações como guias ou manuais que trazem claras orientações. Depois de definidos, os funcionários podem ser conscientizados através de webinários ou palestras. Assim, todos estarão aptos para respeitar os direitos dos titulares dos dados. 

Como encaixar os procedimentos da sua empresa à LGPD?

Os métodos para orientar sua equipe podem ser bem variados. Mas acima de tudo, o foco deve ser ensinar como tratar e proteger as informações que chegam até eles. 

É comum e faz parte do trabalho, os corretores terem informações pessoais de seus clientes, como cópias e números de documentos que podem ser enviados via Whatsapp, por exemplo. Eles também têm acesso a um grande número de informações, praticamente todo histórico financeiro de um comprador.

Por isso, toda equipe deve ter cuidado ao compartilhar documentos e informações dos clientes. As informações não devem ficar disponíveis em pastas compartilhadas a todos na empresa, mas somente a quem realmente precisa de tais informações. A empresa deve delinear bem como vai ser o fluxo de informações. Veja algumas sugestões a seguir: 

1 – Tenha as informações bem estruturadas

Certifique-se de quais dados você precisa coletar, quais deles já estão sob controle da empresa e de que maneiras eles estão sendo tratados. Veja quais as políticas, procedimentos e ferramentas que sua equipe utiliza e se há necessidade de fazer alguma revisão. 

2 – Remodele contratos e documentos

Ao fazer o mapeamento procure revisar esses documentos e saber se eles estão alinhados às disposições da LGPD.

Contratos com clientes e fornecedores ou que sejam compartilhados com terceiros, devem trazer informações claras, simples e transparentes sobre o tratamento de dados pessoais. Nos contratos com operadoras de dados é importante delimitar as responsabilidades e definir as boas práticas de ambas as partes.

3 – Estabeleça políticas internas

A LGPD espera que as empresas tenham um programa de governança em privacidade que mostre seu comprometimento em proteger dados.

Essas políticas internas devem cumprir os princípios, procedimentos e ferramentas de segurança dos dados. Nele deve conter também um plano de resposta, caso haja vazamento de informações em caso de fraude, roubo ou perda de dados.

É sempre bom revisar essas informações para evitar dores de cabeça.

4 – Adote medidas de segurança

Para evitar incidentes, alguns protocolos e ferramentas podem ajudar. Entre eles podemos citar: sistemas de criptografia de dados, utilizar barreiras de proteção como, cadeados, chaves e senhas e sempre deixá-las atualizadas, usar softwares de antivírus, fazer backups de dados periodicamente, assinar termos de confidencialidade e responsabilidade com colaboradores e etc.

5 – Informe a equipe sobre proteção de dados

Para conscientizar a equipe, crie um programa de treinamento que mostre a importância da segurança das informações e do cumprimento da lei. Esteja certo que todos vão entender os procedimentos e estejam envolvidos no mesmo propósito.

6 – Defina um responsável por essa proteção

Como já falamos anteriormente, é importante ter um encarregado pelo tratamento de dados. Se for possível, procure dentro de sua equipe alguém que possa ocupar esse cargo com treinamento especializado ou procure outro profissional. 

7 – Crie uma equipe para implementação

Sendo o encarregado o responsável principal pela equipe, ele pode delegar aos membros dela a função de mapear dados, revisar contratos e definir políticas e medidas de segurança, além de promover treinamento e material informativo para todos.

Após esse passo, cabe ao responsável fazer o monitoramento e verificar o andamento da aplicação das medidas e se está dando certo.

Procure por quem realmente pode te ajudar

O que ajuda mesmo a proteger os dados é centralizar as informações em um sistema de atendimento seguro e criptografado como o Sigavi 360.

Ele tem integração com sistemas de contrato e as informações do cliente podem ficar guardadas em segurança aqui, ao invés de ficar em planilhas do excel ou no WhatsApp dos corretores.

Que tal conhecer mais sobre este CRM Imobiliário que pode ajudar sua empresa a centralizar melhor as informações dos clientes?

Acesse aqui e consulte a equipe sobre a segurança deste fantástico sistema de Gestão de Atendimento para imobiliárias.

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